レポートの分類計算機能の活用（１）

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▲レポートの分類計算機能の活用（１）▲2001.1126

業務の中では、累積するデータを、目的によって

１分類し
２まとめて
３小計／合計などを計算することになりますが、この一連の処理を、アクセスのレポート機能を使うと、大抵のことができてしまいます。大変便利なものです。

　今回は、この機能を説明してみます。

売上納品データが6ケ月分あると想定します。そしてこのデータを、一切使わずに、レポートの持つ機能だけで、売上管理レポートを作成します。
レポートの、分類／集計処理の基本操作を説明します。

１）対象データの選別
　　レポートを作成する場合、まず、どのデータを対象にするかを決めないとなりません。この設定は、レポートのプロパテイの「レコードソース」に行います。
　条件は、2つ、
　「テーブル設定」か
　「クエリー設定」です。

Ａ）単一テーブルを利用する
　　ひとつのテーブルデータだけで作成する場合は、テーブル設定になります。事例でも、上記「売上納品データテーブル」だけで作れる場合は、このテーブルを設定すればＯＫですが、さらに、全部のデータを対象にする場合でなければなりません。

　　一部の月を対象にするなどはできません。

ただ、実際には、一つのテーブルのみで、レポートが作成される場合はすくないですよね。特にアクセスの場合、複数のテーブルにデータを分散して持つのが特徴ですから。

したがって、現実的には、次の、クエリーを使って、データを選別することになりますが、データが多い場合、複雑なクエリーになって負荷が大きい場合など、一旦テーブルに落とす方法をとります。

? クエリーが複雑になり、エラーが出やすいとき
? クエリーでの組み合わせが難しいとき
? 選択条件が、多層になるとき

他にも、あると思いますが、このような場合は、レポートに必要な項目のワークテーブル（レポート表示専用）を作成して、あらかじめレポート作成前処理として、必要なデータをこのワークテーブルに移しておいてから、ワークテーブルをレコードソースにするレポートを作成
します。

結果として、一つのテーブルを元に作成されるレポートということになります。
　　　　
Ｂ）クエリーを利用する　
　これは、クエリーを、レコードソースとする方法です。クエリーの機能をすべて利用できるので。
? データのつなぎ
? 選別
? 分類
? 並び替えができます？

ここで、大きな注意事項ですが、クエリーを使うのだから、その全部の機能が使えそうですよね、でも使えないんです。使えないというより、機能しないんです。

たとえば、日付順に並び替えるクエリーでも、レポートでは、並ばないこともあります。これには、ずいぶん泣かされました。並んだり並ばなかったりと不安定で、客先にも説明がつかないことがありました。

でも、これは、知識不足だったのです。つまりレポートの「並び替え／グループ化」機能のほうが、クエリーより高いということなのでした。

いくら、クエリーで日付順にしても、レポートの「並び替え/グループ化」で、月別になっていたら、月では並びますが、日付順には必ずしもなりません。ということです。

● クエリーで有効になる条件は、抽出条件のみです。

　　　
したがって、並び替え、分類などは、殆どレポートの機能によって、設定していくことになります。その場所が。レポートの「並び替え/グループ化」にあります。

次回は、その操作を説明します。

▲レポートの分類計算機能の活用（２）