レポートの分類計算機能の活用（２）

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▲レポートの分類計算機能の活用（2）▲2001.12.02

「並び替え/グループ化」の操作方法
　　前回で、レポートの元になるデータの選択について説明しました。
　　今回は、対象のデータを使って、そのデータの並び替えについて、
　　見ていきます。

　データの並び替え、分類などは、殆どレポートの機能によって、設定していくことになります。その場所が。レポートの「並び替え/グループ化」にあります。その操作を説明します。

1)レポートをデザインビューで開く
2)ステータスバーの「表示」――「並び替え/グループ化の設定」を選択します
3)「並び替え/グループ化」のダイヤログが表示されます。

　この画面が、レポート並び替え、分類の設定の全てになります。注意事項としては、ここでは、データそのものの、選別はできないことです。レポートのデータソースのデータ全部が、常に対象となります。

それでも、どうしても選別したいときは、裏技があります。技というより、発送の転換と言うべきものかもしれませんが、現実的には発生する問題です。

それは、印刷時に条件印刷をする方法です。レポートそのものは変えずにその前後の処理を加えることで、目的を達成するという考え方ですが、システム設計は、柔軟な想像力が必要です。

　私が説明する諸々も、それが全てではなく、ほんの一つの方法です。では、また本論に戻ります。「並び替え/グループ化」の画面で、設定する説明をします。

　＊レポート１　　日付順の売上明細レポートもっとも、シンプルな、レポートですが、現実的な、ものです。設定は、「フイルド」と「「並び替えの順序」の2箇所で行います。

1）「フイルド」には、処理する対象のフイルドを、選択設定します。
選択できる「フイルド」は、レポートのレコードソースになっているテーブルあるいはクエリーの項目です。

クエリーの場合、テーブルにあっても、「クエリーフイルド」に、表示させていないと、レポートのレコードソースフイルドになっていないので、表示されませんので注意が必要です。

この事例では、日付順に並び変えるのですから、日付（納品売上日付フイルド）を選択します。これで、クエリーの並び替え条件を無視して、レポートは、納品売上日付によって並び替えられます。

2）並び替え順序の設定
　日付の順序を「昇順」か「降順」にするかの、二者選択です。日付に限らず
この2つの選択しかありません。名前順、番号順、日付順などですが、「昇順」は、若い方から、つまり、数字なら１から、文字なら、「あ」からです。「降順」その逆になります。

　並び順は、昇順で「ａからｚ」「０から９」「あからん」になります。漢字は、漢字コード番号順です。だから、見た目とは違うので、漢字、たとえば得意先名を、思い通り並び替えるには、「よみかなフイルド」を設けることになります。

日付の場合、フイルドが年月日になっていれば、年度、月、日の順になります。表示が、日だけでも、フイルドが、日付型なら、年月日順になります。

○ では、年月は昇順、日は降順にしたいと時は、どうすればできるでしょうか？もちろん、そのまま、「昇順」「降順」いくら設定を工夫しても、できません。

解答は、年月フイルドと日フイルドを分けることになります。分け方については日付の分解には、テクニックが必要です。今回は説明できませんが、うちのサイトで以前説明しているような気がしますが。

一つのフイルドには、並び替えは、「昇順」「降順」のどちらかしか設定できません。

日付型フイルドは、非常に便利にできていて、データ型を変えずに、さまざまな表示ができます。「平成１３年１１月１２日」、「２００１／１１／１２」、「０１／１１／１２」、「１１／１２」、「１２」でも、好きなように表示できます。でも、元の日付は、年月日ですから、その順序が守られています。

レポートには、見やすいということが、大事な条件になります。年月日も全部表示
されていると、わずらわしいものです。元データを変えることなく、表示を変えられることは、この並び替えを自由にする上でも、大きなメリットです。

次回は、並び替え後の、「グループ化」の設定についてお話します。

▲レポートの分類計算機能の活用（１）

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